SSBI - Softwares & Soluções em Business Intelligence


    O conceito de BI somente pode ser concebido como sendo um projeto, apesar de algumas tentativas de venda como se fosse um produto pronto e empacotado. Na verdade contamos com uma série de ferramentas que podem ser aplicadas, seguindo uma metodologia de aplicação (vide abaixo), para ir de encontro do referido conceito.

    "O céu é o limite", esta velha expressão se "encaixa como uma luva" ao conceito de BI. Podemos ter como objetivo a mais tradicional análise de vendas, onde identificamos a representação percentual da participação de linhas de produto em regiões de venda, permitindo ao pessoal de vendas saber qual o percentual de contribuição de cada item, dentro das respectivas linhas de produto, até identificar as despesas, receitas e a lucratividade para as mencionadas linhas de produto.
    Como benefícios, poderemos obter uma diminuição no tempo de reposta para obtenção da mencionada análise de vendas, que em algumas empresas pode demandar semanas, para questão de horas, além da redução de custos inerentes ao rotineiro processo de preparação da referida análise. Outro elemento importante a considerar é a vantagem de, por exemplo, contar rapidamente com o índice de lucratividade de uma determinada linha, possibilitando ações imediatas para evitar possíveis prejuízos. Tudo isto é possível dentro do conceito de BI, mas como todo benefício, tem-se um custo embutido que tem de ser compreendido como investimento, e o limite para atingir o céu, dependerá da capacidade de investir e utilizar as ferramentas que já podem estar presentes no empreendimento e que podem vir de encontro a cada uma das etapas da metodologia abaixo. Não é necessária a preocupação com o retorno, este é garantido.

Etapas

1) Levantamento de Necessidades

Objetivo: Nesta etapa devem ser definidas claramente as necessidades (O que se quer), os resultados a serem obtidos (para que), o tempo esperado para conclusão, pessoas envolvidas, valor do investimento e as respectivas expectativas de retorno. O levantamento deve ser bem minucioso de forma a não restar dúvidas quanto ao seu escopo, pois esse escopo do projeto será o fio condutor das demais etapas e do projeto como um todo.

Ao final desta etapa devem ser gerados os seguintes documentos:
- Termo de compromisso
- Questionário(s) de levantamento
- Cronograma de implementação
- Planilha de Custo
- Pasta do Projeto (Eletrônica e física)

2) Análise de Dados

Objetivo: Com base no(s) questionário(s) de levantamento, onde são identificadas as bases dados necessárias ao desenvolvimento do projeto de BI, deve-se fazer uma análise detalhada destas bases de forma a obter uma visão dos dados contidos nas referidas bases em relação aos resultados esperados,de forma a constituir uma base única.

Para amostragem devem ser listados alguns registros da(s) base(s) de dado(s):
- Listagem(s) de Estrutura de Registros
- Listagem de Registros a serem processados
- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

3) Depuração de Dados

Objetivo: É comum encontrarmos redundâncias na base de dados, por exemplo, um cliente com nome Fulano da Silva, pode ter sido cadastrado como Fulano Silva; trata-se do mesmo cliente, mas devido ao erro de cadastramento torna-se um registro a mais. Para evitar a ocorrência de casos deste tipo, como exemplificado, é que se faz necessário executar uma "faxina" da base(s) de dados de forma a proporcionar resultados mais eficazes.

Para uma correta percepção sobre os resultados da faxina deve-se gerar duas listagens:
- Listagem dos Registros redundantes/incorretos
- Pré-Limpeza
- Listagem dos Registros redundantes/incorretos
- Pós-Limpeza
- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

4) Projeção e redução

Objetivo: identificar as características úteis para representação dos dados e que estão relacionadas aos objetivos do processo de descoberta. Efetua-se o cruzamento do questionário de levantamento, constante da etapa 1, com a listagem de estrutura de registros, etapa 2.

- Listagem de Estrutura dos Registros (Atualização): identifica-se a     estrutura de registros definitiva que contenha os dados que atendam o objetivo dessa etapa.
- Cronograma de implantação (Atualização): identifica-se nesse documento o período em que houve a realização dessa etapa. 
- Planilha de Custos (Atualização): identifica-se nesse documento os valores gastos com a realização dessa etapa.

5) Agregação de dados

Objetivo: Imaginemos o fato de que a resultante da etapa número 2, Análise de Dados , seja mais do que um base de dados a ser tratada, ou ainda que necessitamos introduzir dados externos aos já existentes. Nestes casos torna-se necessário executar um trabalho de enriquecimento da base atual, ou então até a transformação da mesma em um nova, pois caso venhamos a utilizar uma pequena gama de dados, não é conveniente utilizar toda a base de dados existente.

Como forma de identificar a correta relação de dados com os resultados esperados, é conveniente listar a estrutura de dados encontrada até o presente momento e que vai de encontro aos resultados esperados, servindo de base para a próxima etapa, a de n.o 5, Seleção do Método de Extração:
- Listagem da Estrutura dos Registros
- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

6) Seleção do(s) método(s)

Objetivo: Identificar o método adequado de extração e/ou exploração, e ainda de visualização; providenciar, a disponibilidade das ferramentas existentes e/ou aquisição daquelas que não existirem no empreendimento, os recursos de equipamento de processamento e instalações (física e lógica); definir os responsáveis pela utilização das ferramentas, necessidades de treinamento interno e/ou contratação de recursos de terceiros; são os objetivos desta etapa, dentro dos métodos abaixo identificados:

6.1) Seleção do Método de Extração

Objetivo: Concluídas as etapas anteriores, teremos pela frente o trabalho de extrair os registros necessários para a seqüência dos trabalhos. Conforme verificamos anteriormente poderemos chegar até ao ponto de construir uma nova base de dados. É justamente neste ponto é que já podemos começar a escolher as ferramentas de Data-Mining no sentido de formatar os dados da maneira desejada como resultado.

Convém aqui fazer mais um complemento no nosso Termo de Compromisso, indicado na etapa 1, Levantamento das Necessidades, de forma a registrar a(s) mencionada (s) escolha(s):
- Termo de Compromisso (Atualização)
- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

6.2) Seleção do Método de Exploração

Objetivo: Dependendo dos resultados a serem obtidos não será necessário o uso de métodos exploratórios que incluem ferramentas de Data-Mining mais sofisticadas (que incluem características, como por exemplo de predição), poderemos ficar apenas com o(s) método(s) de extração, identificados na etapa anterior, que em boa parte dos casos já possuem mecanismos que possibilitam extrair os dados de forma otimizada.

Mas se o(s) método(s) de extração não forem suficientes, deveremos então selecionar o(s) método(s) de exploração adequado(s), efetuando a identificação no Termo de Compromisso, a exemplo do que foi feito na etapa anterior com o método de extração.
- Termo de Compromisso (Atualização)
- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

6.3) Seleção do Método de Visualização

Objetivo: A informação proveniente da(s) etapa(s) 5.1, Seleção do Método de Extração e/ou 5.2, Seleção do Método de Exploração, deverá ser apresentada de alguma maneira para o usuário final. O modo de apresentação pode ser desde o formato de um relatório comum até uma visualização tri-dimensional, utilizando ferramentas gráficas.

Ao finalizar a escolha do método de visualização, efetuar a correspondente identificação no Termo de Compromisso.
- Termo de Compromisso (Atualização)
- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

7) Execução do Processo

Objetivo: De posse de todo o ferramental, dos recursos necessários e dos respectivos responsáveis devidamente treinados e preparados, deveremos então partir para a prática da execução do conceito de BI , utilizando todas as definições encontradas nas etapas 5, Seleção do(s) método(s), 5.1, Seleção do Método de Extração, e/ou 5.2, Seleção do Método de Exploração e 5.3, Seleção do Método de Visualização.

- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

8) Avaliação dos Resultados

Objetivo: Nesta etapa cabe a realização da comparação entre os resultados que obtivemos na etapa anterior, 6, Execução do Processo, com os resultados esperados e contidos no Termo de Compromisso. Desta comparação poderemos contar com a aprovação do(s) usuário(s) final(is), de forma a prosseguir para a última etapa da metodologia, 8, Implementação ou, no caso da identificação de algum tipo de incorreção, a revisão das etapas anteriores, partindo-se do ponto onde ocorreu a incidência da referida incorreção, até que se consiga, por fim, a mencionada aprovação final.

- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

9) Implementação

Objetivo: Deveremos definir os seguintes itens para implementação:

- Periodicidade de execução do processo
- Responsáveis pela execução
- Necessidades de Treinamento
- Recursos necessários
- Destinatários dos resultados

Além da atualização final do cronograma, deveremos dar atenção especial à planilha de custo, pois ao atingirmos esta etapa, estaremos contabilizando todos os custos do projeto, além de validar todas as expectativas de retorno, assim como o tempo estimado para retorno de todo o investimento.

- Cronograma de implementação (Atualização)
- Planilha de Custo (Atualização)

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